Nhiều doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay đang có những phản hồi tích cực bởi những lợi ích đáng kể mà hóa đơn điện tử mang lại. Không chỉ vậy, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực còn được cơ quan thuế phối hợp xử lý những lỗi xảy ra trong quá trình triển khai. Không chỉ mang lại các mẫu hóa đơn điện tử đẹp, nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực cũng rất đơn giản, giúp kế toán nâng cao hiệu suất khi thao tác, tăng hiệu quả công việc lên đáng kể. Vậy những nghiệp vụ chính của hóa đơn điện tử xác thực là gì? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Nghiệp vụ chính của hóa đơn điện tử xác thực
1. Lập hóa đơn mới
Doanh nghiệp chọn loại hóa đơn cần lập, chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn, nhập đầy đủ thông tin và gửi đi xác thực trên hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế.
Hóa đơn sau khi được lập mới và cấp mã xác thực thành công sẽ có trạng thái là hóa đơn gốc.
2. Lập hóa đơn điều chỉnh
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, doanh nghiệp muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
Điều kiện điều chỉnh hóa đơn: hóa đơn cần điều chỉnh phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và đã được kê khai thuế.
Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn điều chỉnh cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn bị điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
3. Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: doanh nghiệp áp dụng hình thức giảm giá bán, chiết khấu thương mại dành cho khách hàng và số tiền giảm giá, chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) giảm giá, chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn để điều chỉnh số tiền chiết khấu đó.
Điều kiện lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: Doanh nghiệp lập hóa đơn này trong trường hợp chiết khấu thương mại cuối kỳ.
Hóa đơn điều chỉnh chiết khấu không có số hóa đơn gốc.
4. Lập hóa đơn thay thế
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho những hóa đơn đã lập sai, doanh nghiệp muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
Điều kiện thay thế hóa đơn: hóa đơn cần thay thế phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa được kê khai thuế.
Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn thay thế cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế.
5. Lập hóa đơn xóa bỏ
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn xóa bỏ: hóa đơn đã lập sai, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa.
Điều kiện xóa bỏ hóa đơn: hóa đơn cần xóa bỏ phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa bị điều chỉnh, thay thế.
Doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn xóa bỏ cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc.
6. Hủy hóa đơn
Trường hợp doanh nghiệp cần hủy hóa đơn: hóa đơn đã lập sai, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa, hóa đơn xảy ra lỗi trong quá trình gửi đi xác thực.
Điều kiện hủy bỏ hóa đơn: hóa đơn đã có số hóa đơn nhưng chưa được cấp mã xác thực hoặc bị lỗi khi gửi đi xác thực và chưa được kê khai thuế.
Doanh nghiệp chỉ được hủy bỏ hóa đơn cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc chưa được xác thực.
Quy định mới nhất về hóa đơn đối với định dạng hóa đơn điện tử
Mức tiền phải xuất HĐĐT theo Nghị định 119/2018 là bao nhiêu?
Các phương thức gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng
– Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm
– Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.
– Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.
– In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.
