Hóa đơn là một trong những loại giấy tờ vô cùng quan trọng, không chỉ có ý nghĩa đặc biệt với doanh nghiệp, mà còn mang ý nghĩa quan trọng đối với việc quản lý thuế của cơ quan thuế. Kinh doanh mỗi loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau thì sẽ sử dụng loại hóa đơn phù hợp. Kể cả đối với trường hợp vận chuyển hàng hóa trên đường thì cũng có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm. Vậy nếu trong trường hợp hóa đơn bị cháy thì doanh nghiệp cần phải xử lý như thế nào?
Căn cứ Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ ràng về việc xử lý hóa đơn bị cháy như sau:
Thứ nhất, trong trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Thứ hai, nếu trong trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Thứ ba, đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.
Như vây, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà sẽ áp dụng những cách xử lý khác nhau. Việc cháy hóa đơn giấy là việc hiếm gặp, tuy nhiên, nhiều trường hợp sự cố, hỏa hoạn, thiên tai dẫn đến hậu quả cháy hỏng hóa đơn thì doanh nghiệp cần phải bình tĩnh để tìm hiểu cách xử lý sao cho đúng pháp luật.
Một số trường hợp được miễn thuế TNCN khi mua bán nhà đất
Những điều hạn chế của hóa đơn giấy tự in và hóa đơn đặt in
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, với hóa đơn điện tử thì việc mất, cháy, hỏng hóa đơn là điều không thể xảy ra do toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Chính vì vậy, không chỉ giúp các doanh nghiệp giải tỏa được nỗi lo về việc cháy hỏng hóa đơn mà còn giúp doanh nghiệp không phải mất chi phí cho việc lưu trữ hóa đơn, thuê kho lưu trữ như trước đây nữa. Theo quy định thì kể từ ngày 01/11/2020 doanh ngiệp sẽ bắt buộc phaỉ sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Do vậy, các doanh nghiệp cần nắm rõ mốc thời gian này.
